Personalplanung – die besten Tipps und die größten Fehler

14. Aug 2019 Tempest team

Personalplanung – die besten Tipps und die größten Fehler

Was Sie bei der strategischen Personalplanung nicht falsch machen dürfen.

Jeder der im Personalmanagement kennt es – verfügbare und geeignete Mitarbeiter sind gefunden worden, Dienstpläne wurden erstellt und alle sind informiert. Klar, es kann zu kleineren Änderungen kommen, aber das wird schon geregelt. Und dann passiert es: ein Mitarbeiter wird krank, ein anderer meldet sich und sagt er könne den Einsatzort nicht finden. Ein weiterer Mitarbeiter meldet sich und möchte seine Schicht mit einem Kollegen tauschen, er hätte es mit ihm bereits abgeklärt. Das Telefon klingelt, man beginnt schon den Überblick zu verlieren und schnell verwandelt sich die Planung der Arbeitswoche in ein Chaos. Der ursprüngliche Dienstplan, den der Personaler erstellt hat, landet dabei praktisch im Papierkorb.

Natürlich sind manche Dinge unausweichlich. Mitarbeiter werden krank, möchten eine Schicht tauschen, möchten Urlaub beantragen und vieles mehr. Es ist gar nicht leicht immer die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zu haben. Personalverantwortliche stehen hier natürlich vor folgenden Fragen: Wie schaffe ich es, mit so wenig Zeitaufwand wie möglich, Dienstpläne anzupassen? Wie kann ich schnell einen geeigneten Ersatz finden und alle beteiligten informieren? Wie organisiere ich am besten den Schichttausch zwischen zwei Mitarbeitern?

Klar ist, dass man mit Telefon und Excel-Tabelle hier schnell überfordert ist. Der Zeitaufwand ist einfach zu groß, das Stresslevel ist potentiell relativ hoch und am Ende kommt es so auch schneller zu Fehlern. Unternehmen erkennen leider oft zu spät, wenn sie mit Ihrer herkömmlichen Arbeitsweise an ihre Grenzen gekommen sind. Es ist ein großer Fehler, sich nicht rechtzeitig Gedanken zu machen, wann die Organisation auf eine neue Lösung umsteigen sollte, da dieser Prozess gut geplant werden muss.

Im Personalmanagement ist die Lösung ein geeignetes Software-Tool, das die Dienstplanerstellung vereinfacht und soweit es geht automatisiert. Es reicht aber nicht aus, einen Dienstplan schnell erstellen zu können und automatisch geeignete und verfügbare Mitarbeiter zu finden. Da der größte Aufwand bei Änderungen entsteht, ist dort auch das größte Potential für Zeit- und Kosteneinsparungen. So sollte idealerweise den Mitarbeitern auch eine Smartphone-App zur Verfügung stehen, die Ihnen ermöglicht, ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten ein Stück weit selber zu managen.

Hier sind theoretisch fast keine Grenzen gesetzt: Angeforderte Dokumente können von Mitarbeitern via App hochgeladen werden und vor dem Ablauf dieser Dokumente können Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden. Urlaubsanträge und Krankmeldungen können ebenso über eine Kalenderfunktion in der App erstellt werden. Ein integriertes Messaging, für die Kommunikation mit Vorgesetzen, kann zudem viele Telefonate ersetzen und spart Zeit und Kosten.

Personalmanager müssen einen Schritt voraus sein und sich über intelligente Lösungen Gedanken machen, noch bevor diese nötig sind. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es diese sicherlich brauchen.

Möchten Sie eine Demo anfordern?

Tempest ist eine Personalsoftware, die auf die Bedürfnisse moderner Agenturen und Betriebe zugeschnitten ist.

DEMO ANFORDERN